V Administrace – Firma je možné měnit konfiguraci nastavení platící pro celou firmu.
Přehled zobrazuje název firmy, počet uživatelů a čteček, datum založení firmy, počátek odpočtu licence (modul docházky | modul přístupu), datum vypršení licence (modul docházky | modul přístupu) a verzi modulů docházky a přístupu (zelená – plná verze, žlutá – omezená verze).
docházka Rozdíl mezi plnou a omezenou verzí modulu docházky je v tom, že v plné verzi je možné sledovat docházku zaměstnanců (odpracovaná doba, nepřítomnosti, pracovní směny, reporty, žádosti, ...). V omezené verzi funguje administrace uživatelů, čteček, oblastí, typů přístupů, poboček a firem.
přístup Rozdíl mezi plnou a omezenou verzí modulu přístupu je v tom, že v plné verzi je možné vidět historii přístupů a je možné generovat reporty přístupu. V omezené verzi funguje veškerá administrace řízení přístupu, ale jsou vidět záznamy (přístupy) pouze za posledních 7 dní.
Obecné
Název a IČO slouží pro účely reportů.
Jazyk nastavuje jazyk webové a mobilní aplikace pro celou firmu. Uživatel může mezi jazyky přepínat v záhlaví webové aplikace.
Kalendář svátků určuje dny pracovního klidu pro celou firmu. V případě potřeby je možné nastavit jiný kalendář svátků pro konkrétní uživatele nebo celé pracovní skupiny:
- v Administrace – Pracovní skupiny – editace pracovní skupiny – záložka Obecné se nastavuje kalendář svátků, který platí pro editovanou pracovní skupinu. Buď je kalendář svátků děděn z nastavení firmy nebo je pracovní skupině nastaven kalendář svátků vlastní
- v Administrace – Uživatelé – editace uživatele – záložka Obecné se nastavuje kalendář svátků, který platí pro editovaného uživatele. Buď je kalendář svátků děděn z nastavení pracovní skupiny (pracovní skupina může mít kalendář svátků zděděný z firmy nebo nastavený kalendář svátků vlastní) nebo je uživateli nastaven kalendář svátků vlastní
Firma má několik zahraničních poboček. Uživatele rozdělíme do pracovních skupin podle toho, v jaké zemi pracují. Každé pracovní skupině pak můžeme nastavit jiný kalendář svátků. Uživatelé budou mít nastavený kalendář svátků podle toho, v jaké jsou pracovní skupině.
Firma má zaměstnance, kteří pracují v zahraniční. Firma má nastavený kalendář svátků a pouze konkrétním uživatelům se nastaví kalendář svátků jiný.
Podle nastavení výchozí časové zóny a výchozí oblasti se předvyplňuje časová zóna a oblast při přidávání nových čteček. Podle nastavení výchozí pracovní skupiny, výchozí pobočky, výchozí pracovní pozice a výchozí přístupové skupiny se předvyplňuje pracovní skupina, pobočka, pracovní pozice a přístupová skupina při přidávání nových uživatelů.
API klíč slouží jako unikátní označení firmy pro potřeby externích systémů a webové služby.
V období před datem účetní uzávěrky není možné editovat docházku:
- nelze vkládat/editovat/mazat plány
- nelze vkládat/editovat události
- nelze vkládat a vyřizovat žádosti
- nelze vkládat/editovat/mazat aktivity
- nelze opravovat chyby
- nelze převádět fond
Pokud chcete upravovat docházku poté, co byla nastavena účetní uzávěrka, je potřeba posunout datum uzávěrky, provést změny a případně opětovně datum uzávěrky nastavit.
Nastavené datum je možné posunout do minulosti jen na začátek předchozího měsíce.
Účetní uzávěrku je vhodné použít ve chvíli, kdy neočekáváme změny docházky (jsou vyřízené všechny žádosti, jsou opravené všechny chyby docházky, …) a docházka je připravená pro generování reportů. Nastavením účetní uzávěrky zabráníme provádění změn v odsouhlasené docházce.
Upozornění
V záložce Upozornění se nastavuje zasílání nebo nezasílání automaticky generovaných emailů obsahující upozornění na chyby v docházce nebo na nové žádosti od uživatelů.
Nastavení se zde přebírá z nadřazené firmy (distributor). Pro změnu volby Poslat email můžete přepínat mezi Ano | Ne u volby Převzít nastavení. Nastavení firmy je přebíráno také nastavením pracovních skupin (Administrace – Pracovní skupiny – editace pracovní skupiny – záložka Upozornění), nastavení pro pracovní skupiny je přebíráno nastavením uživatelů (Administrace – Uživatelé – editace uživatele – záložka Upozornění).
chyby v docházce
Pokud je možnost Poslat email zaškrtnuta, uživateli, kterému vznikla chyba v docházce, je zaslán email SYSDO – Chyba v docházce. Uživatel musí mít vyplněný email v Administrace – Uživatelé – editace uživatele – záložka Obecné – část Kontakty.
Email s chybou uživatele je možné také zaslat na jeden další email, který musí být vyplněný v Administrace – Uživatelé – editace uživatele – záložka Upozornění – (Pokročilý režim) – možnost Posílat upozornění na jiný email.
žádosti od uživatelů
Pokud je možnost Poslat email zaškrtnuta, správci docházky (uživateli, který má nastavený dohled na uživatele, který vložil žádost), je zaslán email SYSDO – Nová žádost. Správce docházky musí mít vyplněný email v Administrace – Uživatelé – editace uživatele – záložka Obecné – část Kontakty.
Aplikace
Funkce
Docházka
V záložce Docházka lze zadat více IP adres oddělených čárkou, ze kterých je povolený přístup k webové službě. Pokud není vyplněná žádná IP adresa, přístup je povolený odkudkoliv.
Komponenty
Záložka Komponenty slouží k přizpůsobení vzhledu aplikace.
plán
zobrazení směny
(zobrazení pracovních plánů v záložce Plán)
náhled dne
(zobrazení plánů v náhledu dne v záložce Plán)
přehled přítomnosti
mód zobrazení
(zobrazení uživatelů v záložce Přehled přítomnosti)
vyhledávat
(způsob vyhledávání uživatelů v záložce Přehled přítomnosti)
poslední přístup (zobrazení)
(povolení zobrazení poslední události uživatele v záložce Přehled přítomnosti)
poslední přístup (datum)
(způsob zobrazení data poslední události v záložce Přehled přítomnosti)
Externí systémy
Systém SYSDO je možné propojit s externími systémy:
- mzdový systém ABRA
- do Abry je potřeba nainstalovat SYSDO modul
- Abra musí podporovat modul pro scripting
- ticketovací systém EDA – ze Sysda si zkopírujeme API klíč pro GET a tento klíč vložíme na firmu v systému EDA
- eshop
Externí systémy se párují pomocí jedinečného API klíče, dále je pak potřeba spárovat jednotlivé uživatele.
Stravování
V záložce Stravování se zapíná a vypíná modul Stravenky. Na stravenku má uživatel nárok, pokud odpracuje zadaný počet hodin. Dále je možné definovat, zda se do odpracovaných hodin má započítat doba u lékaře, doba služebního výjezdu a případně také doba placeného volna.
Počet stravenek, na které má uživatel nárok, se zobrazí v reportu Měsíční přehled jednotlivce jako suma dnů ve sloupečku Odpr. (Odpracováno).