Pracovní doba

Sledování odpracované doby se řídí nastavením pracovních směn, respektive nastavením typů plánů, které jsou v pracovní směně vytvořené. Rozlišujeme 4 typy práce (pracovních plánů) – pevná, pružná, celopružná a volná. Přiřazení směny uživateli nebo pracovní skupině vytvoří uživateli plány práce na jednotlivé dny. Toto přiřazení tedy udá uživateli rozpis pracovní směny – kolik hodin musí odpracovat (fond pracovní doby), kdy musí být přítomen na pracovišti nebo kdy přítomen být může (rozvržení pracovní doby). Fond pracovní doby můžeme kontrolovat a různě s ním hospodařit pomocí kompenzací a soukromých odchodů. Pro sledování přesčasových hodin je třeba používat speciálního typu plánu přesčas.

Zaměstnanci musí zaznamenávat přístupy (příchod, odchod, pauza, …) pomocí HW nebo SW čteček, aby se jim odpracovaná doba počítala podle předepsaných pracovních směn.

Fond pracovní doby

Fond pracovní doby (hodnotu, kterou má zaměstnanec ideálně odpracovat) stanovíte nastavením hodnoty odpracovat.

U typu práce – pevná a práce – volná se hodnota odpracovat počítá automaticky podle nastaveného intervalu a délky vložené pauzy.

U typu práce – pružná a práce – celopružná se hodnota odpracovat musí vyplnit.

Vyplňujte pouze hodnotu, která je reálná. Například nemá smysl vyplňovat hodnotu, která je větší než interval přiřazené práce (zaměstnanec by nikdy neměl šanci naplnit denní pracovní fond) nebo hodnotu, která je menší než je interval pevné části pružné práce (zaměstnanec vždy musí být přítomen v pevné části své směny).

Při nastavování hodnoty odpracovat je nutné respektovat hodnotu zaokrouhlení, která se nastavuje v editaci pracovní směny. Například nemá smysl při hodnotě zaokrouhlení 1 h nastavovat hodnotu odpracovat s přesností na jednotky minut.

Hodnota odpracovat je nejen důležitá pro pracovní fond, ale také pro plány nepřítomnosti (dovolená, sick day, nemoc, OČR, placené a neplacené volno, …).

Nezáleží na tom, zda je hodnota odpracovat nastavená rovnoměrně (každý den stejná hodnota) nebo nerovnoměrně, v týdenním součtu by neměla převyšovat 40 hodin.

Běžná nastavení fondu pracovní doby:

pondělí: 8h
úterý: 8h
středa: 8h
čtvrtek: 8h
pátek: 8h

(hodnota zaokrouhlení: 1h)

pondělí: 8h30m
úterý: 8h30m
středa: 8h30m
čtvrtek: 8h30m
pátek: 6h

(hodnota zaokrouhlení: 30 min)

pondělí: 8h15m
úterý: 8h15m
středa: 8h15m
čtvrtek: 8h15m
pátek: 7h

(hodnota zaokrouhlení: 15 min)

Kontrola fondu pracovní doby

Pracovní fond je kontrolován v rámci vyrovnávacího období (den, týden, měsíc, 26 týdnů), které je nastavitelné v editaci pracovní směny.

Pokud není pracovní fond naplněn, je generována chyba docházkyNesouhlasí kontrola fondu“. Záporný fond, který vzniká tam, kde bylo odpracováno méně, než odpracováno být mělo (dle hodnoty odpracovat), je možné mezi vyrovnávacími obdobími převádět.

Zaměstnanec, ale i zaměstnavatel (správce docházky) může plnění či neplnění pracovního fondu kontrolovat v záhlaví záložky Plán.

Prázdný obdélník představuje hodnotu, která je potřeba odpracovat. Modré naplnění pak reprezentuje kolik je již odpracováno. V závorce se objevuje práce navíc, tedy hodnota odpracovaná nad ideální stav (hodnota odpracovat). Práce navíc může vznikat v rámci dne, týdne, měsíce a také ke konkrétnímu dni. 

Z měsíce do měsíce je možné práci navíc (kladný pracovní fond) převádět. Pro převod použijte tlačítko “Převod fondu” (šipky do stran v modrém čtverečku). Takto převedený fond je možné využít jako kompenzaci náhradního volna nebo převést opět do následujícího měsíce.

Při převodu fondu se automaticky nabídne kladný (+) nebo záporný (-) fond v daném měsíci. Z původního měsíce je kladný fond (práce navíc) odečten a přičten do odpracované doby v následujícím měsíci. Záporný fond se převodem vyrovná (odpracovaná doba se bude rovnat hodnotě odpracovat), ale následující vyrovnávací období je potřeba o tuto převedenou hodnotu odpracovat více.

Pokud jsou přístupy zadány mimo předepsaný plán práce, vzniká tzv. nenaplánovaný přesčas, který je v systému u jednotlivých dní zaznačen šipkou nahoru v šedém kolečku. 

Tento nenaplánovaný přesčas je možné hromadně zaplánovat jako přesčas nebo kompenzaci přes tlačítko “Zaplánovat přebývající fond” (šipka nahoru v modrém čtverečku) v záhlaví záložky Plán

Rozvržení pracovní doby

Podle typu práce je možné zaměstnanci vytvořit pevné (typ práce – pevná) nebo pružné (typ práce – pružná) rozvržení pracovní směny. Speciálními typy je pak typ práce – celopružná a typ práce – volná.

Typ práce – pevná slouží k pevnému (rovnoměrnému i nerovnoměrnému) rozvržení pracovní doby. Hodnota odpracovat se počítá automaticky podle nastaveného intervalu (začátek a konec) a délky vložené pauzy. Zaměstnanec musí být přítomen (musí mít zadané přístupy), jinak je generována chyba docházky.

Přiřazením pracovní směny uživatelům nebo celým pracovním skupinám se zaměstnancům v docházce vytvoří pracovní plány.

K zobrazení pracovní směny slouží záložka Plán. Zde je názorně graficky zobrazeno, jakou má zaměstnanec přiřazenou pracovní směnu, kdy začíná a kdy končí, kdy začíná a končí pružná část, jaká je hodnota odpracovat a kdy může vybírat pauzu.

Dále je možné generovat reporty pracovních směn – měsíční přehled směn podle skupin a měsíční přehled směn pro jednotlivce.

Pružné rozvržení pracovní doby

Pružného rozvržení pracovní doby docílíte vytvořením pracovní směny, která bude mít typ práce – pružná. Zde je možné nastavit volitelný začátek a konec pracovní doby. Vše, co je mezi tím, je základní pracovní doba.

V základní pracovní době musí být zaměstnanec na pracovišti (musí mít zadané přístupy), jinak je generována chyba docházky. Ve volitelné pracovní době může zaměstnanec přicházet a odcházet dle libosti.

Průměrnou týdenní pracovní dobu nastavíte vyplněním hodnoty odpracovat (hodnota odpracovat se vztahuje ke konkrétnímu dni, proto průměrná týdenní pracovní doba je součtem všech hodnot odpracovat). Následně je kontrolováno plnění pracovní doby.

Stejnou pracovní směnu můžete také využít pro celodenní služební výjezdy.

Speciální typy práce

Typ práce – celopružná představuje absolutní volnost v tom, kdy zaměstnanec do práce přichází a kdy odchází (neexistuje zde základní pracovní doba, nevznikají tak některé chyby docházky). Jediné, co se sleduje, je celkový odpracovaný čas (podle zadaných přístupů) a pokud je vyplněna hodnota odpracovat, tak se také kontroluje fond pracovní doby za vybrané vyrovnávací období. 

Tento typ práce se hodí převážně pro dvě situace:

  1. hodnota odpracovat vyplněná – nezajímá nás kdy zaměstnanec pracuje, ale chceme kontrolovat to, zda odpracoval to, co odpracovat má (kontrola fondu pracovní doby)
  2. hodnota odpracovat nevyplněná – nezajímá nás kdy zaměstnanec pracuje a ani nechceme sledovat plnění pracovního fondu, vhodné například pro brigádníky

Typ práce – volná lze využít tam, kde zaměstnanci nemají žádné přístupy, ale přesto chceme vykazovat ideální hodnoty odpracované doby. Není kontrolován fond pracovní doby, nejsou generovány chyby docházky

Směna s typem práce – volná se hodí například pro vyšší management (manažery, ředitele, …). 

Konto pracovní doby

Účet pracovní doby slouží k evidenci rozdílu mezi stanovenou týdenní pracovní dobou (hodnota odpracovat) a odpracovanou týdenní pracovní dobou. V reportech docházky je možné zobrazovat položku saldo (+/-), která právě tento rozdíl eviduje.

Přestávka v práci

Typ pauza v editaci pracovní směny značí přestávku v práci. Doba strávená na pauze se nezapočítává do odpracované doby. Pauza má svůj začátek a konec (interval, ve kterém je možné odejít na pauzu zadáním typu přístupu s funkcí pauza), ale také svoji délku (nejmenší doba, která se nezapočítává do odpracované doby).

V praxi mohou nastat následující případy:

  • zaměstnanec si nezadává přístupy – do odpracované doby se nezapočítává nastavená délka pauzy, pauza je vynucena v posledním možném intervalu (např. pokud je interval pauzy od 11:00 do 14:00 a délka pauzy je 30 minut, pauza je vynucena od 13:30 do 14:00)
  • zaměstnanec si zadává přístupy a na pauze stráví kratší dobu než je délka pauzy – do odpracované doby se nezapočítává nastavená délka pauzy (např. pokud je délka pauzy 30 minut a zaměstnanec na pauze stráví 25 minut, do odpracované doby se nezapočítá 30 minut)
  • zaměstnanec si zadává přístupy a na pauze stráví delší dobu než je délka pauzy – do odpracované doby se nezapočítá skutečná doba strávená na pauze
    • např. pokud je délka pauzy 30 minut, tolerance pauzy je nastavena na 30 minut a zaměstnanec na pauze stráví 45 minut, do odpracované doby se nezapočítá 45 minut
    • např. pokud je délka pauzy 30 minut, tolerance pauzy je nastavena na 30 minut a zaměstnanec na pauze stráví 90 minut, do odpracované doby se nezapočítá 90 minut a v docházce vznikne chyba docházkyDelší pauza“)

Opět je ale nutné respektovat hodnotu zaokrouhlení, která se nastavuje v editaci pracovní směny. Například pokud je délka pauzy 30 minut, tolerance pauzy je nastavena na 30 minut, hodnota zaokrouhlení je 30 minut a zaměstnanec na pauze stráví 45 minut, do odpracované doby se nezapočítá 60 minut.

Automatické pauzy

Kromě plánovaných pauz systém nabízí také automatické pauzy, které vloží automaticky pauzu do pracovní směny (pracovního plánu) po [ X ] odpracovaných hodinách v délce [ X ] minut s [ X ] minutovým intervalem.

Automatickou pauzu je možné během dne (pracovního plánu) opakovat. Po každých X v kuse odpracovaných hodinách se vytvoří jedna pauza s nastavenou délkou a intervalem.

Pro automatické pauzy taktéž platí pravidlo, že doba strávená na pauze se nezapočítává do odpracované doby. Pauza má svůj začátek a konec (interval, ve kterém je možné odejít na pauzu zadáním typu přístupu s funkcí pauza), ale také svoji délku (nejmenší doba, která se nezapočítává do odpracované doby).

Pokud jsou zvoleny automatické pauzy, nelze vložit pevnou pauzu. Vygenerované automatické pauzy v docházce uživatele nelze editovat a ani mazat (v úpravě plánu z náhledu dne).

Automatické pauzy se povolují v editaci pracovní směny: AdministracePracovní směny – editace pracovní směny (Pokročilý režim) – Automatické pauzy: ANO.

Práce přesčas

Pro sledování přesčasové práce slouží v systému typ plánu Přesčas a Přesčas – pružný. Odpracovaná doba v těchto plánech je v reportech docházky zapsána do sloupečku Přesčas. Plán přesčasu může být vložen pouze mimo pracovní plán (typ plánu – práce).

Přesčas (pevný) má pevný začátek a pevnou délku trvání. Uživatel musí být v této době přítomen, jinak vzniká chyba docházky. Přesčas – pružný může mít pružný začátek a konec, nastavuje se doba, která musí být odpracována.

Přesčas může být do docházky vložen správcem docházky (uživatel s dohledem).

O přesčas může zaměstnanec žádat sám vložením žádosti, která musí být schválena správcem docházky.

Pokud jsou přístupy zadány mimo předepsaný plán práce, vzniká tzv. nenaplánovaný přesčas, který je v systému u jednotlivých dní zaznačen šipkou nahoru v šedém kolečku. 

Tento nenaplánovaný přesčas je možné hromadně zaplánovat jako přesčas přes tlačítko “Zaplánovat přebývající fond” (šipka nahoru v modrém čtverečku) v záhlaví záložky Plán

Pokud uživatel prací konanou nad stanovenou týdenní pracovní dobu napracovává pracovní volno, které mu zaměstnavatel poskytl na jeho žádost, využívá se typu plánu kompenzace.

Kompenzace a soukromý odchod

Kompenzace se použije tam, kde zaměstnanec pracoval mimo svůj běžný pracovní plán a tato práce navíc kompenzuje náhradní pracovní volno. Odpracovaná doba v těchto plánech se v reportech docházky jeví jako běžná odpracovaná doba. Plán kompenzace může být vložen pouze mimo pracovní plán (typ plánu – práce).

Kompenzace (pevná) má pevný začátek a pevnou délku trvání. Uživatel musí být v této době přítomen, jinak vzniká chyba docházky. Kompenzace – pružná může mít pružný začátek a konec, nastavuje se doba, která musí být odpracována.

Typ plánu Kompenzace – pevná nebo Kompenzace – pružná může být do docházky vložen správcem docházky (uživatel s dohledem).

O kompenzaci může zaměstnanec žádat sám vložením žádosti, která musí být schválena správcem docházky.

Pokud jsou přístupy zadány mimo předepsaný plán práce, vzniká tzv. nenaplánovaný přesčas, který je v systému u jednotlivých dní zaznačen šipkou nahoru v šedém kolečku. 

Tento nenaplánovaný přesčas je možné hromadně zaplánovat jako kompenzaci přes tlačítko “Zaplánovat přebývající fond” (šipka nahoru v modrém čtverečku) v záhlaví záložky Plán

Soukromý odchod úzce souvisí s prací navíc – ať už vznikla v pracovním plánu (typ práce – pružná nebo typ práce – celopružná) nebo v plánu kompenzace. Soukromý odchod se používá v době, kdy uživatel vybírá náhradní volno.

Plán soukromého odchodu překrývá plán (pevné) práce v intervalu, kdy uživatel není přítomen – nevznikne chyba docházky.

Soukromý odchod může být do docházky vložen správcem docházky (uživatelem s dohledem) nebo o soukromý odchod může zaměstnanec žádat sám vložením žádosti, která musí být schválena správcem docházky.

Například zaměstnanec pracoval jeden den o 2 a půl hodiny více, než je jeho předepsaný fond pracovní doby. Se zaměstnavatelem se domluvil, že za tuto práci navíc mu bude poskytnuto náhradní volno. V den, kdy byla konána práce navíc je vložen plán kompenzace v délce trvání 2,5 hodiny a v den náhradního volna je vložen plán soukromého odchodu v délce trvání 2,5 hodiny. Během plánu kompenzace vznikl kladný pracovní fond a během plánu soukromého odchodu vznikl záporný pracovní fond. Tyto dva fondy se mezi sebou vyrovnaly a zaměstnanec za celé vyrovnávací období odpracoval tolik, kolik odpracováno mít měl.

Bezpečnostní přestávka

(tato část je skryta)

Noční práce

Noční práce se započítává do odpracované doby.

Report docházky Měsíční přehled jednotlivce (XLS) ve své rozšířené podobě hodnotu noční práce zobrazuje.

Noční práci lze zobrazovat také v CUSTOM REPORT (report na míru dle vlastního návrhu).

Vícesměnné pracovní režimy

Vícesměnné pracovní režimy pomáhá nastavit položka Perioda v nastavení pracovních směn. Na výběr je týdenní, 2 týdenní, 3 týdenní a 4 týdenní.

Směna

Dvousměnný pracovní režim

Třísměnný pracovní režim

Nepřetržitý pracovní režim

Pracovní pohotovost

(tato část je skryta)

Často kladené dotazy

(tato část je skryta)

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *