Pracovní směny

Správně nastavená pracovní směna je to nejdůležitější pro správné fungování docházkového systému. Pracovní směna zaměstnanci předepisuje rozvržení pracovní doby (pracovní intervaly, kdy má být přítomen v práci) a zároveň udává pracovní fond (kolik hodin by měl zaměstnanec odpracovat během určitého období). Nejen z těchto důvodů by nastavení pracovní směny měla být věnována dostatečná péče.

Pracovní směna dále ovlivňuje kontrolu fondu pracovní doby, generování chyb docházky, hodnoty plánů nepřítomností (dovolená, nemoc, lékař, …) a zobrazení dat v reportech docházky.

Editace (běžné) pracovní směny

perioda – období, po kterém se opakuje cyklus směn

  • jednodenní
  • dvoudenní
  • třídenní
  • týdenní
  • dvoutýdenní
  • třítýdenní
  • čtyřtýdenní

Pomocí volby perioda lze nastavit pracovní plány pro vícesměnné pracovní režimy.

hodnota zaokrouhlení – hodnota, na kterou se zaokrouhlí:

  • u pevné pracovní doby příchody (zaokrouhlují se vždy nahoru) a odchody (zaokrouhlují se vždy dolů)
  • u pružné a celopružné pracovní doby celodenní fond (zaokrouhluje se vždy dolů)

Je-li hodnota zaokrouhlení nastavena na 15 minut a zaměstnanec s pevnou pracovní dobou přijde v 8:46, odpracovaná doba se počítá od 9:00. Odchází-li v 17:14, odpracovaná doba se počítá jen do 17:00. Pokud má zaměstnanec pružnou nebo celopružnou pracovní dobu a odpracoval 8 hodin a 14 minut, pracovní fond je pouze 8 hodin.

vyrovnávací období – období, po kterém je kontrolován fond pracovní doby

  • den
  • týden
  • měsíc
  • 26 týdnů

Pokud počet odpracovaných hodin na konci období neodpovídá předepsanému počtu, je vygenerována chyba v docházce.

prodlení odchodu – časový interval po skončení pracovního plánu, ve kterém musí zaměstnanec opustit pracoviště

Pokud se tak nestane, je generována chyba docházky “Není odchod”. Prodlení odchodu nesmí zasahovat do následujícího pracovního plánu.

tolerance pauzy – doba, o kterou je možné překročit vyhrazenou pauzu bez vygenerování chyby (chybějící fond je pak nutné dopracovat v pružné pracovní době)

Pokud je tolerance pauzy nastavena na 0 a zaměstnanec bude na pauze déle než je nastavená délka pauzy, vznikne chyba v docházce Delší pauza.

Pokud je tolerance pauzy nastavena na [X] a zaměstnanec bude na pauze déle než je nastavená délka pauzy + nastavená tolerance pauzy (30 minut), vznikne chyba v docházce Delší pauza.

práce ve svátek – nastavte v případě, že zaměstnanec pracuje i během státem uznaných svátcích (dle kalendáře svátků)

ANO – zaměstnanci se po přiřazení pracovní směny vytvoří pracovní plán i během svátku
Pokud je tento ten zaměstnanec přítomen (má zadané přístupy), započítává se odpracovaná doba.

NE – zaměstnanci se po přiřazení pracovní směny nevytvoří pracovní plán během svátku
V reportu je tento den zaznačen jako svátek.

kouřové pauzy

ANO – zaměstnanci mohou odcházet na kouřové pauzy (typ přístupu s funkcí kouřová pauza)

NE – pokud si uživatel zadá typ přístupu s funkcí kouřová pauza, v docházce uživatele vznikne chyba docházkyNepovolená pauza

Více informací naleznete v samostatném článku: https://help.sysdo.cz/kourove-pauzy/.

automatické pauzy

ANO – pauzy vygenerované automaticky po [X] odpracovaných hodinách

NE – pauzy napevno ručně vložené do pracovního plánu 

Více informací naleznete v samostatném článku: https://help.sysdo.cz/automaticke-pauzy/.

Informace pro reporty

Část informace pro reporty slouží pro nastavení dat, které se zobrazují v reportech.

ideální denní fond

V ideálních reportech docházky nahrazuje hodnotu odpracovat:

  • 0 nebo prázdné = zobrazí se reálná hodnota odpracovat

Ideální denní fond slouží také k určení hodnoty pro půl den dovolené:

  • hodnota ideálního denního fondu / 2 = interval pro půlden dovolené

ideální směna – pouze pro ideální reporty docházky:

  • 0 nebo prázdné = zobrazí se reálné přístupy

ideální pauza – pouze pro ideální reporty docházky:

  • 0 nebo prázdné = zobrazí se reálné přístupy

pracovní úvazek – pro účely externího mzdového systému Pamica

Slouží k rozdělení mzdových složek práce nadúvazek a práce přesčas.

Pracovní plány

Ke každému dni lze přidat následující typy:

  • pevná práce
  • pružná práce
  • celopružná práce
  • volná práce
  • pauza

Typ práce – pevná slouží k pevnému (rovnoměrnému i nerovnoměrnému) rozvržení pracovní doby. Hodnota odpracovat se počítá automaticky podle nastaveného intervalu (začátek a konec) a délky vložené pauzy. Zaměstnanec musí být přítomen (musí mít zadané přístupy), jinak je generována chyba docházky.

Pružného rozvržení pracovní doby docílíte vytvořením pracovní směny, která bude mít typ práce – pružná. Zde je možné nastavit volitelný začátek a konec pracovní doby. Vše, co je mezi tím, je základní pracovní doba.

V základní pracovní době musí být zaměstnanec na pracovišti (musí mít zadané přístupy), jinak je generována chyba docházky. Ve volitelné pracovní době může zaměstnanec přicházet a odcházet dle libosti.

Průměrnou týdenní pracovní dobu nastavíte vyplněním hodnoty odpracovat (hodnota odpracovat se vztahuje ke konkrétnímu dni, proto průměrná týdenní pracovní doba je součtem všech hodnot odpracovat). Následně je kontrolováno plnění pracovní doby.

Typ práce – celopružná představuje absolutní volnost v tom, kdy zaměstnanec do práce přichází a kdy odchází (neexistuje zde základní pracovní doba, nevznikají tak některé chyby docházky). Jediné, co se sleduje, je celkový odpracovaný čas (podle zadaných přístupů) a pokud je vyplněna hodnota odpracovat, tak se také kontroluje fond pracovní doby za vybrané vyrovnávací období.

Tento typ práce se hodí převážně pro dvě situace:

  1. hodnota odpracovat vyplněná – nezajímá nás kdy zaměstnanec pracuje, ale chceme kontrolovat to, zda odpracoval to, co odpracovat má (kontrola fondu pracovní doby)
  2. hodnota odpracovat nevyplněná – nezajímá nás kdy zaměstnanec pracuje a ani nechceme sledovat plnění pracovního fondu, vhodné například pro brigádníky

Typ práce – volná lze využít tam, kde zaměstnanci nemají žádné přístupy, ale přesto chceme vykazovat ideální hodnoty odpracované doby. Není kontrolován fond pracovní doby, nejsou generovány chyby docházky.

Směna s typem práce – volná se hodí například pro vyšší management (manažery, ředitele, …).

Typ pauza v editaci pracovní směny značí přestávku v práci. Doba strávená na pauze se nezapočítává do odpracované doby. Pauza má svůj začátek a konec (interval, ve kterém je možné odejít na pauzu zadáním typu přístupu s funkcí pauza), ale také svoji délku (nejmenší doba, která se nezapočítává do odpracované doby).

V praxi mohou nastat následující případy:

  • zaměstnanec si nezadává přístupy – do odpracované doby se nezapočítává nastavená délka pauzy, pauza je vynucena v posledním možném intervalu (např. pokud je interval pauzy od 11:00 do 14:00 a délka pauzy je 30 minut, pauza je vynucena od 13:30 do 14:00)
  • zaměstnanec si zadává přístupy a na pauze stráví kratší dobu než je délka pauzy – do odpracované doby se nezapočítává nastavená délka pauzy (např. pokud je délka pauzy 30 minut a zaměstnanec na pauze stráví 25 minut, do odpracované doby se nezapočítá 30 minut)
  • zaměstnanec si zadává přístupy a na pauze stráví delší dobu než je délka pauzy – do odpracované doby se nezapočítá skutečná doba strávená na pauze
    • např. pokud je délka pauzy 30 minut, tolerance pauzy je nastavena na 30 minut a zaměstnanec na pauze stráví 45 minut, do odpracované doby se nezapočítá 45 minut
    • např. pokud je délka pauzy 30 minut, tolerance pauzy je nastavena na 30 minut a zaměstnanec na pauze stráví 90 minut, do odpracované doby se nezapočítá 90 minut a v docházce vznikne chyba docházky “Delší pauza“)

Opět je ale nutné respektovat hodnotu zaokrouhlení, která se nastavuje v editaci pracovní směny. Například pokud je délka pauzy 30 minut, tolerance pauzy je nastavena na 30 minut, hodnota zaokrouhlení je 30 minut a zaměstnanec na pauze stráví 45 minut, do odpracované doby se nezapočítá 60 minut.

Editace flexibilní pracovní směny

Pokud má uživatel přiřazenou flexibilní pracovní směnu, pracovní plán se uživateli vytvoří ve chvíli, kdy si zadá typ přístupu s funkcí Vstup (např. Příchod). Tento pracovní plán má délku 48 hodin a je ukončen ve chvíli, kdy si uživatel zadá typ přístupu s funkcí Výstup.

Podobně funguje zadávání pauzy – pokud si uživatel zadá typ přístupu s funkcí Pauza, vytvoří se uživateli plán pauzy, který je ukončen po zadání typu přístupu s funkcí Vstup.

Flexibilní pracovní směnu je možné přiřadit uživateli / pracovní skupině až s platností od následujícího dne.

Protože se plány nepřítomností (dovolená, nemoc, …) vkládají přes pracovní plány, nelze je vkládat uživateli, který má přiřazenou flexibilní pracovní směnu. Abychom do docházky uživatele dostali plány nepřítomností, musíme vytvořit běžnou pracovní směnu, kterou uživateli přiřadíme na období, kam chceme vložit plány nepřítomností.

hodnota zaokrouhlení – hodnota, na kterou se zaokrouhlí celodenní odpracovaný fond

V případě, že je hodnota zaokrouhlení nastavená na 15 min. a zaměstnanec přišel v 8:00, první odpracovaná čtvrthodina je započítána až v 8:15. Pokud by zaměstnanec odešel v 8:14, v odpracované době by nebylo započítáno nic.

práce ve svátek – nastavte v případě, že zaměstnanec pracuje i během státem uznaných svátcích (dle kalendáře svátků)

ANO – zaměstnanci se po přiřazení pracovní směny vytvoří pracovní plán i během svátku
Pokud je tento ten zaměstnanec přítomen (má zadané přístupy), započítává se odpracovaná doba.

NE – zaměstnanci se po přiřazení pracovní směny nevytvoří pracovní plán během svátku
V reportu je tento den zaznačen jako svátek.

Přiřazení pracovní směny

Přiřazením pracovní směny uživatelům nebo celým pracovním skupinám se zaměstnancům v docházce vytvoří pracovní plány podle toho, jak byly nastaveny v editaci pracovní směny.

K zobrazení pracovní směny slouží záložka Plán. Zde je názorně graficky zobrazeno, jakou má zaměstnanec přiřazenou pracovní směnu, kdy začíná a kdy končí, kdy začíná a končí pružná část, jaká je hodnota odpracovat a kdy může vybírat pauzu.

Pokud zaměstnanci sdílející pracovní skupinu mají stejné požadavky na pracovní směnu, můžeme pracovní směnu přiřadit celé pracovní skupině – pracovní plány se vytvoří všem uživatelům, kteří jsou v dané pracovní skupině.

V případě, že zaměstnanci mají individuální požadavky na pracovní směny, přiřazujeme pracovní směny přímo jednotlivým uživatelům.

Pracovní směna se přiřazuje na určité období, Platnost od udává počátek rozsahu platnosti pracovní směny a Platnost do udává konec rozsahu platnosti pracovní směny (odškrtnutím možnosti neomezeno můžete nastavit konkrétní datum).

U vícedenních a vícetýdenních pracovních směn se nastavuje také začátek – tedy to, jakým den nebo týdnem pracovní směna začíná.

Plánovač směn

Plánovač směn slouží k dynamickému plánování směn – zobrazuje celý týden a umožňuje administrátorům (správcům docházky) k pracovním směnám přiřazovat uživatele nebo pracovní skupiny do jednotlivých dnů.

Plánovač směn vytvoříte jako záložku buď z menu Úvod[+] Přidat nebo z postranního levého přehledu záložek kliknutím na tlačítko [+].

V průvodci zvolte typ Plánovač směn a klikněte na tlačítko Další. V druhém kroku průvodce vyberte pracovní směny (lze použít pouze jednodenní a týdenní pracovní směny), pracovní skupiny a uživatele. Nastavení potvrdíte tlačítkem Dokončit.

Pomocí ovládacích prvků můžete zobrazit měsíční kalendář, přepínat se mezi jednotlivými týdny nebo se přepnout do aktuálního dne.  

Často kladené dotazy

6 thoughts on “Pracovní směny

  1. Dobrý den, mám následující problém. Mám vytvořenou flexibilní pracovní směnu a do té jsem od února 2018 přidal zaměstnance s platností na dobu neurčitou. Nyní po jeho propuštění však nejsem schopen změnit platnost z doby neurčité na konkrétní datum propuštění, jelikož mi to systém nedovolí potvrdit, protože datum nástupu musí být při potvrzení aktuální a nebo budoucí den. Jsem schopen nějakým jiným způsobem nastavit datum konce přiřazení pracovní směny zaměstnanci?
    Děkuji.

    1. Dobrý den, vážený pane Tatýrku,

      ano, každé přiřazení pracovní směny (ať už zaměstnanci nebo pracovní skupině) má svoji platnost od a platnost do. Platnost do je ve výchozí pozici nastavená jako neomezeno, ale pokud tuto možnost neomezeno zrušíme, tak lze nastavit konkrétní datum.

      Administrace – Pracovní směny – Přiřazení směny (oranžové tlačítko) – editace přiřazení pracovní směny (modré tlačítko) – zrušení výběru možnosti neomezeno (zaškrtávací políčko) – nastavení konkrétního data platnosti

      S přáním příjemného dne
      Petra Hurychová

  2. Dobrý den, potřeboval bych nastavit sick day, nebo home office, tak aby se to schvalovalo jako dovolena přes žádosti. Je toto možné? Nikde jsem toto nenašel , respektive mi to hlásí, že uživatel nemá sick day přiřazeno. Děkuji za info.

    1. Dobrý den, vážený pane Radime,

      sick days, pokud jsou povolené (AdministraceFirma – editace firmy – záložka Aplikace – záložka FunkceSick Days: ANO), musejí mít nabitý fond (podobně jako se nabíjí fond dovolené) v AdministraceDovolená | Sick days.

      Více o sick days se dozvíte na stránce nápovědy pro dovolenou a sick days: https://help.sysdo.cz/dovolena/

  3. Dobrý den
    Mám nastavenou celopružnou směnu od 00 – 23:59 protože mají nepravidelné směny a pokud směnu přetáhne přes půlnoc a končí třeba 0:47 směna se započítá jen do půlnoci a další den se započítá normální směna a těch 47 minut se ztratí a nedaří se mi to opravit ani ručně. Předem děkuji za radu.

    1. Dobrý den, vážený pane Vaňku,

      odpracovaná doba se skutečně počítá pouze v rámci jednoho pracovního intervalu. Pro tuto situaci existují dvě řešení:

      1) Pokud zaměstnanec prací překročí půlnoc pouze výjimečně, editujte jeho pracovní plán (změňte začátek a konec pracovního plánu) v konkrétním dnu (náhled dne v záložce Plán).

      2) Pokud zaměstnanci pracují přes půlnoc pravidelně, jednoduše upravte pracovní plány přímo v editaci pracovní směny.

      Začátek pracovního plánu například může být 2:00 a konec 1:59, tedy přes půlnoc. (Časy zvolte podle potřeb Vašeho provozu.) V obou případech je nutné zachovat pravidlo, že pracovní plán má maximální délku 24 hodin.

      S přáním příjemného dne

      Bc. Petra Hurychová
      Eurosat CS, spol. s r.o.
      http://www.eurosat.cz, http://www.sysdo.cz

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *