Typy přístupů slouží k zaznamenávání událostí v docházkovém systému (příchod, odchod, pauza, lékař, služební výjezd, …). Podle zaznamenaných přístupů se buď počítá nebo nepočítá odpracovaná doba během pracovních plánů. Události se zaznamenávají pomocí HW nebo SW docházkových čteček, záznamy nalezneme v přehledu přístupů nebo v náhledu dne u jednotlivých uživatelů. V přehledu přítomnosti se pak zobrazuje poslední zadaný přístup zaměstnance.
Editace typů přístupu
V Administrace – Typy přístupů je možné editovat již vytvořené typy přístupů nebo přidávat nové. Každý typ přístupu má svůj název a text tlačítka čtečky. Pod názvem se zobrazují přístupy v přehledu přístupů a v náhledu dne, text tlačítka čtečky se zobrazuje ve čtečkách. Název a text tlačítka čtečky mohou být stejné hodnoty nebo lze zvolit jiný text tlačítka čtečky (např. pro úsporu místa).
Každý typ přístupu má také svoji ikonu a barvu. Tyto prvky slouží k nastavení grafického zobrazení v některých čtečkách.
Vytvořené přístupy se přiřazují do čteček v editaci čteček (Administrace – Čtečky) v záložce Typy přístupů.
Systém dokáže inteligentně rozpoznat typ přístupu podle nastavené pracovní směny a plánů nepřítomnosti. Není nutné typ přístupu vybírat na čtečkách (zvolit tlačítko čtečky), ale stačí ověřit uživatele (rozpoznáním obličeje, přiložením prstu nebo karty/čipu, případně zadáním PIN nebo hesla) a o zbytek se postará systém.
V případě, že je uživatel veden jako nepřítomen, je přístup u čtečky určen jako příchod. Když uživatel odchází v době, kdy je ve směně nastavena pauza, je přístup rozeznán jako pauza. Pokud existuje schválená žádost k návštěvě lékaře, systém při odchodu určí přístup jako odchod k lékaři.
Automatické rozpoznání typů přístupu platí pouze pro přístupy s funkcí Vstup, Výstup, Pauza a K lékaři. Ostatní typy přístupů je potřeba zadávat vybráním události na čtečce.
Nejdůležitější u typu přístupu je funkce typu přístupu, která určuje chování zadané události a její vliv na docházku.
vstup
Událost s funkcí Vstup značí příchod do práce, ať už se jedná o příchod na začátku pracovní směny nebo příchod z pauzy, od lékaře či ze služebního výjezdu.
Pokud je událost s funkcí Vstup zadaná během pracovního plánu, odpracovaná doba se počítá od této události. Pokud je událost s funkcí Vstup zadaná mimo pracovní plán, odpracovaná doba se počítá od začátku pracovního plánu. Pokud je uživatel přítomen mimo svůj pracovní plán (má zadané přístupy), vzniká v docházce tzv. nenaplánovaný přesčas. Počítání odpracované doby je závislé na nastavení pracovní směny.
výstup
Událost s funkcí Výstup je opakem události s funkcí Vstup, znamená odchod z práce a tedy také konec počítání odpracované doby.
Pokud je událost s funkcí Výstup zadaná během pracovního plánu, odpracovaná doba se počítá do této události. Pokud je událost s funkcí Výstup zadaná mimo pracovní plán, odpracovaná doba se počítá do konce pracovního plánu. Pokud je uživatel přítomen mimo svůj pracovní plán (má zadané přístupy), vzniká v docházce tzv. nenaplánovaný přesčas. Počítání odpracované doby je závislé na nastavení pracovní směny.
pauza
Událost s funkcí Pauza se zadává ve chvíli, kdy uživatel odchází na svou pauzu a očekává se jeho příchod zpět do práce po uplynutí přestávky.
Pokud je přístup s funkcí Pauza zadaný mimo plán pauzy nebo pokud uživatel strávil na pauze delší dobu (dle nastavení pracovní směny), vzniká chyba docházky.
k lékaři
Událost s funkcí K lékaři slouží jako odchod k lékaři. Očekává se, že uživatel má v docházce vložený plán Lékař (ručně vložený plán nebo schválenou žádost). Pokud uživatel nemá v době, kdy si zadal tento přístup, vložený plán lékaře, vznikne chyba docházky.
volný lékař
Stejně jako událost s funkcí K lékaři slouží pro zaznačení odchodu k lékaři, ale neočekává se vložený plán Lékař. Například pokud se uživatel rozhodne během směny, že akutně potřebuje k lékaři a nebyl předem vložen plán lékaře. Zvolí si jako událost při odchodu z práce funkci Volný lékař, tím pak nevznikne chyba v docházce.
služební výjezd
Událost s funkcí Služební výjezd slouží jako odchod na služební výjezd. Očekává se, že uživatel má v docházce vložený plán Služební výjezd (ručně vložený plán nebo schválenou žádost). Pokud uživatel nemá v době, kdy si zadal tento přístup, vložený plán služebního výjezdu, vznikne chyba docházky.
volný služební výjezd
Stejně jako událost s funkcí Služební výjezd slouží pro zaznačení služebního výjezdu, ale neočekává se vložený plán Služební výjezd. Tento typ přístupu je vhodné zadávat při nepravidelných výjezdech i několikrát během dne. Nevíme dopředu přesný čas těchto výjezdů, proto nemůže vložit pevný plán. Při této funkci nevznikají chyby v docházce.
Systém nabízí také doplňkové typy přístupu, které mají speciální chování.
kouřová pauza
Typ přístupu s funkcí kouřová pauza slouží k zaznamenávání kouřových pauz: https://help.sysdo.cz/kourove-pauzy/.
dovolená
Zadaný typ přístupu vytvoří v docházce uživatele související plán Dovolená.
Plán dovolené se vytvoří v závislosti na tom, kdy je přístup (Dovolená) zadán a na tom, jaká je nejmenší jednotka dovolené povolená pro firmu (den, půlden, hodina) – vkládá se taková jednotka dovolené, která se do intervalu (plánu práce) vměstná (podle hodnoty odpracovat).
Pokud na den, kdy je přístup (Dovolená) zadán, již není možné dovolenou naplánovat, plán dovolené se vytvoří až následující den.
Plán dovolené je ukončen zadáním přístupu (Vstup).
soukromý odchod
Zadaný typ přístupu vytvoří v docházce uživatele související plán Soukromý odchod:
- Soukromý odchod zadaný během pevné (základní) části směny – (plán) soukromý odchod je vytvořen od přístupu (Soukromý odchod) po konec pevné části (pracovní směny).
- Soukromý odchod zadaný po pevné (základní) části směny – (plán) soukromý odchod se vytvoří následující den, přístupem (Vstup) následujícího dne se plán soukromého odchodu ruší nebo zkracuje.
- Soukromý odchod zadaný před pevnou (základní) částí směny – (plán) soukromý odchod je vytvořen tentýž den, přístupem (Vstup) se soukromý odchod zkrátí.
V pružné části směny se soukromý odchod chová jako odchod.
Doba soukromého odchodu se nepočítá do odpracované doby, uživatel nemusí být přítomen během pevné (základní) části směny a nevznikne chyba docházky
náhradní volno
Když chceme uživateli naplánovat náhradní volno, na daný den vložíme plán Soukromý odchod, kde nastavíme hodnoty podle směny, kterou má uživatel určenou. Pokud se jedná o půl den nebo jen několik hodin, nastavíme podle tohoto časového úseku. Doba po kterou bude soukromý odchod trvat se odečte z fondu nadpracovaných hodin (v tomto případě je možné jít i do mínusu).
příchod od lékaře
Zadaný typ přístupu vytvoří v docházce uživatele související plán Lékař:
- Příchod od lékaře zadán jako první přístup během dne – doba strávená u lékaře trvá od začátku pevné (základní) části směny po zadání přístupu (Příchod od lékaře).
- Příchod od lékaře následuje po (odchodu) k lékaři – doba strávená u lékaře trvá od přístupu (K lékaři) po přístup (Příchod od lékaře).
Doba strávená u lékaře se počítá jako doba odpracovaná, záleží ale také na nastavení pracovní směny (plány práce a pauz, hodnota zaokrouhlení, …).
SALDO
Tento typ přístupu u určitých modelů čteček (ZPad, BioPad-A a ACS-line FT500(F)) zobrazí informace o docházce. Nemá vliv na docházku samotnou.
Home office
Toto tlačítko slouží k zaznamenání PŘÍCHODU na Home office. Pro ukončení HO použijtena konci směny klasický Odchod (nebo vámi vytvořený Odchod pro home office). Pokud bude tlačítko použito samo o sobě, bez plánu Home office, vytvoří se chyba “Nepovolený home office”.
Vedle názvu typu přístupu lze v náhledu dne zobrazovat také funkci zadané události.
Nastavení provedete v Administrace - Firmy - editace firmy - záložka Aplikace - záložka Komponenty - Náhled dne - Funkce události: ANO.
Editace událostí
Pokud si zaměstnanec zapomene zadat přístup nebo je přístup zadán (nebo automaticky rozpoznán) špatně, může administrátor (správce docházky) ručně zasáhnout.
Pomocí volby (+) Událost v záložce Plán (menu a náhled dne) nebo v záložce Přehled přístupů je možné do docházky uživatele ručně vložit přístup i zpětně. Ruční přístup může vzniknout také opravou chyby docházky.
Události je také možné editovat – lze změnit typ přístupu (např. z odchod na příchod) nebo lze typ přístupu z(ne)platnit. Neplatný přístup se nezapočítává do docházky.
Veškeré změny prováděné na přístupech jsou uchovávány a historie těchto změn je k nahlédnutí v editaci přístupu.
Hromadné vložení událostí
Hromadné vložení událostí můžeme využít například při zpětném doplnění docházky nebo při výpadku HW čtečky.
Zadáváme přes Přehled přístupů – Vložit událost hromadně. Nejdříve se rozhodneme jak budeme vybírat uživatele, potom zvolíme čtečku, typ přístupu, datum a čas a uložíme. Pokud vybíráme uživatele podle čteček, zobrazí se v poli Čtečka HW i SW čtečky. Když vybereme Všechny uživatele, v poli Čtečka se zobrazí pouze virtuální SW terminál.
Funguje zpětně i do budoucna.
Sledovaná doba na aktivitě
Typy přístupu s funkcí Vstup a Příchod od lékaře lze spárovat s aktivitou, která má atribut sledovaná doba. Tímto způsobem je možné sledovat dobu strávenou různými aktivitami (činnostmi): https://help.sysdo.cz/sledovana-doba-na-aktivite/.