monca Admin, User

Home

The first thing the user sees after logging into the system is an overview displayed as tabs in the Home menu.

The available tabs and their content vary depending on the user’s role. A user or administrator without supervision rights can only see their own attendance data. A user or administrator with supervision rights can also view the attendance data of the users they supervise.

Tabs visible to all roles:

* Only if Activities are enabled (Administration → Company → edit Company → Advanced Mode → Application tab → Features tab → Activities).

  • diets**

** Only if Diets are enabled (Administration → Company → edit Company → Advanced Mode → Application tab → Attendance tab → Attendance types → Diets).

New tabs visible to all roles:

  • Overview of arrivals
  • Cameras
  • Parking

Tabs visible to users with supervision rights or to administrators:

New tabs available to users with supervision rights or administrators:

Existing tabs can be edited by clicking the Settings button () in the top right corner. To add a new tab, click the [+] Add button either in the tab panel on the left side of the screen or from the dropdown menu in the Home section.

In the Home menu, by clicking on the More option, you can restore the default tabs or set whether the tabs should be displayed on the left side of the screen or not.

Changing tab color

In Settings, you can change the icon color for each tab or hide the first letter of the tab label. To edit, click () next to the tab label and choose whether to display the letter or change the tab color according to your preferences.

Plan

The Schedule tab is essential for tracking attendance:

  • Work schedule layout (work plans)

  • Events (accesses)

  • Worked hours (completion of the work quota)

  • Overtime (hours worked beyond the planned value)

  • Unplanned overtime

  • Absences

  • Attendance errors

  • Unapproved or rejected requests

  • Activities

By assigning a work shift to a user or an entire work group, work plans will be created in the user’s schedule, displayed as green rectangles. There are four types of work plans (Fixed Work, Flexible Work, Flextime Work, and Full Flextime Work), which define the work schedule layout. During their work plan, the user should be present at the workplace; otherwise, an attendance error will occur. The shaded areas indicate flexible work schedules, meaning the employee does not necessarily need to be present at the workplace during those times.

A work break is marked in the schedule with a yellow color. Automatic breaks are generated automatically based on the worked hours.

Worked hours are represented by blue rectangles. The worked hours are checked against the ‘worked to be completed‘ value (the ideal number of hours the employee should ideally work). The overtime (hours worked beyond the ideal value) is displayed in parentheses. Overtime can occur within a day, week, month, or for a specific day.

If an employee is present outside of their work schedule (and has recorded accesses), an unplanned overtime is created (a gray circle with an upward arrow). Pending requests are displayed as orange circles in the top right corner of the specific day. In the same location, attendance errors are displayed as purple circles if you selected the Fix later option during correction.

It is possible to transfer overtime (positive work quota) from one month to the next. To transfer, use the Monthly fund transferRedundant fund planning button (side arrows in the blue square). The transferred fund can be used as compensation for substitute time off or carried over to the following month.

Unplanned overtime can be scheduled in bulk as overtime or compensation using the Redundant fund planning button (upward arrow in the blue square).

By clicking on the overview of the vacation and sick days fund, you will see the annual vacation overview. Vacation days are marked with a palm tree icon, and sick days with a bed icon. Half days of vacation have an additional gray corner.

Selecting half-days of vacation works in such a way that when the first half-day of vacation is scheduled, one full vacation day is deducted from the vacation fund. When the second half-day of vacation is scheduled, nothing is deducted.

By hovering over a specific day, you can add an event, plan, request, or activity. You can also view a preview of the day and a preview of the activities. Absence plans are also marked with icons on the individual days.

The day preview shows a detailed breakdown of the plans and events for the selected day. Absence plans can be edited () and deleted (). ou can also add new events (), plans () or directly access the user’s editing page using the icon (). If an attendance error occurs, the event can be immediately corrected ().

Events can only be edited () – you can change the access type (e.g., from departure to arrival) or invalidate the access type. Invalid access will not be counted towards attendance.

All changes made to access records are stored, and the history of these changes can be viewed in the access edit screen.

The activity preview displays the entered activities and their attributes. You can open it by clicking the blue circle in the top right corner of the selected day, or by hovering over a specific day and selecting the icon.

Activities can be edited () and deleted (). You can also add new activities () or click the icon to navigate to the day preview.

Using the controls in the top left corner, you can view the user’s name and navigate between users sorted alphabetically using the left/right arrows. The date controls allow you to open a monthly calendar, switch between weeks, jump to the current day, or refresh the entire tab.

In the top right corner, you will find the tab controls. These include a button to (show/hide) all user errors, a search field, settings, and full-screen view.

In the settings, you can define a custom label, enable the option to display errors for all users, or select specific work groups.

Presence overview

The Presence Overview displays profiles of all individuals working at the company, sorted alphabetically. It serves as a quick way to access employee contact information, along with a real-time indication of their current availability—whether they are present at the workplace or absent due to scheduled time off.

A light green profile indicates that an employee is currently present at the workplace. A gray profile means the employee is absent. A dark green profile represents an employee working from home. Absences where a return is expected soon—such as breaks, smoke breaks, doctor visits, or business trips—are shown in yellow to orange shades. Employees on vacation are marked with a light blue profile.

In the top-right corner, you’ll find the tab controls. These include a search field, settings, and a full-screen view option.

In the search field, you can select the name of a work group configured for your company from the dropdown menu.

In the Setting section, you can define a custom label and specific configuration for the tab.

  • Content
    • Mode
      • Default
      • Count – Displays the number of users currently present, on a break, at a doctor’s appointment, on a business trip, absent, and the total number of users
    • Items
      • Photo, Work phone number, Personal phone number, E-mail work, E-mail personal, Last access, Skype, Work position, Work group
    • Click to plan – Clicking on a user’s name displays their Plan
      • Yes / No
    • Photo
      • Real – Photo captured by the reader during access
      • Selected – Custom photo set by the user
    • Graphical layout – Galery / Line
    • Pagination
      • Tabs
      • Single page – All users are displayed on a single page
    • Status – When Single Page is selected, this option allows you to filter users by their status: present, absent, or temporarily absent (e.g., pause, doctor, business trip).
  • Users – Displayed according to the configured work groups
  • Zone – Displayed based on the configured zones
  • Readers – Displayed based on the assigned readers

 

Přehled přístupů

Přehled přístupů chronologicky zobrazuje události (přístupy) uživatele za vybrané časové období. S každým přístupem se zapisuje přesné datum a čas, fotografie přístupu (pokud je povolena a čtečka pořizování fotografií umožňuje), událost, metoda (AutoGPS, heslo, karta, manuálně, mobilní aplikace, obličej, otisk prstu, PIN, QR kód, SPZ, virtuální terminál), směr, docházka, oblast, čtečka a dveře. U mobilního terminálu (pokud je tak nastaveno) se ukládá také GPS pozice (kontrolovaná na podvržení) a v přehledu přístupů je poté vidět náhled na mapě.

Směr – lineární čtení (klasický směr zleva doprava) nebo tzv.”snaking order” (střídání směrů, zleva doprava, zprava doleva)

Docházka:

  • Ano – přístup pro docházku
  • Ne – přístup neovlivňuje docházku. Ovlivňuje pouze přehled přítomnosti.

V pravém horním rohu se nachází ovládací prvky záložky. Jedná se o datum (od – do), vyhledávací pole, rozšířené filtrování (událost, metoda, docházka, oblast, čtečka, dveře), nastavení a zobrazení na celou obrazovku.

Pomocí ikon v levém horním rohu můžete uživatelům přidat událost nebo přidat plán. Zároveň jsou zde umístněny také ikony pro přidání události nebo plánu více uživatelům.

V záložce Nastavení si můžete zvolit vlastní popis, a v pravé části kliknutím na ikonu vyberete zobrazení písmene v záložce a barvu záložky. Poté si zde volíte Mód (Přístupy/Uživatelé – první příchod, poslední odchod), Grafické rozložení, zobrazení záznamů (všechny, platné, neplatné), Neznámý (při nastavení Ano se zobrazují pouze neznámé záznamy), oblasti a uživatele.

Existují tři typy grafického rozložení přehledu přístupů – řádkové, řádkové s galerií a časová osa. Pokud si ale daný typ zvolíte, nelze ho už v nastavení editovat (stejně jako Mód) a v případě, že byste si ho chtěli změnit, musíte si založit novou záložku.

Události je možné editovat – lze změnit typ přístupu (např. z odchod na příchod) nebo lze typ přístupu z(ne)platnit. Neplatný přístup se nezapočítává do docházky.

Událost může být jako neplatná označena také automaticky. Pokud je mezi přístupy interval menší 15 vteřin, jsou starší přístupy zneplatněny a jako platný je ponechán pouze poslední.

Veškeré změny prováděné na přístupech jsou uchovávány a historie těchto změn je k nahlédnutí buď v editaci přístupu nebo v přehledové tabulce přístupů po kliknutí na symbol ve sloupci uživatel.

Přehled přístupů nabízí také hromadnou editaci událostí. Jedním tlačítkem lze zaškrtnout všechny události, odškrtnout všechny události nebo zaškrtnou události mezi vybranými. Vybrané události lze všechny najednou označit jako platné nebo neplatné.

Záložka je automaticky aktualizována každou minutu, ale obnovení lze vyvolat také uživatelsky kliknutím na příslušné tlačítko.

Měsíční přehled dovolené

Měsíční přehled dovolené je přehledem všech zaměstnanců ve firmě a jejich plánů (ne)přítomností. Slouží primárně k tomu, aby zaměstnanci při plánování svých dovolených měli přehled o již naplánovaných dovolených svých kolegů a předešli tomu, že se dovolené budou krýt tam, kde je to nežádoucí.

Záložka se nastavuje v Administrace – editace Firmy – záložka Aplikace – Komponenty – Měsíční přehled dovolené.

Záložka zobrazuje uživatele rozdělené do pracovních skupin, fond dovolené (a jeho čerpání) a měsíční přehled (uplynulé i naplánované) docházky jednotlivých uživatelů.

Kolečka označují plány práce (dle přiřazené pracovní směny), ikonky značí plány nepřítomností. Jednotlivé pracovní směny mohou mít různou barvu kolečka. Nastavit si barvu kolečka můžete v Administrace – Pracovní směny – Editovat – Informace pro reporty – Barva.

Přihlášený uživatel může pomocí přehledu vkládat nové žádosti, uživatel nebo administrátor s dohledem může pomocí přehledu vkládat plány.

 

Pomocí ovládacích prvků v levém horním rohu můžete zobrazit měsíční kalendář, přepínat se mezi jednotlivými měsíci, přepnout do aktuálního měsíce nebo obnovit celou záložku.

Ikona Hromadné plánování dovolené umožňuje naplánovat dovolenou pro více uživatelů. V Typu plánu zvolte typ nepřítomnosti. Dále vyberte datum nepřítomnosti Od – do. V případě zadávání data věnujte prosím pozornost Upozornění níže. Vložená poznámka se pak zobrazí v komentářích po zvolení Náhledu dne. V sekci Při práci přes půlnoc si můžete nastavit, zdali má dovolená začínat Již noční směnou – v tom případě začíná dovolená v předešlém dni, než vámi vybrané datum, nebo Po noční směně, kdy platí aktuálně vybrané datum. V kolonce Práce začíná směnou Zasahující do dovolené končí dovolená v předešlém dni, než je vámi vybrané datum. V případě zvolení možností Nezasahující do dovolené končí dovolená v následujícím dni, než je vámi vybrané datum. Níže si pak volíte uživatele, na které se hromadný plán vztahuje.

Pokud má uživatel již nastaven nějaký typ nepřítomnosti (dovolená, lékař, ošetřování člena rodiny, atd.) v době hromadného plánu, objeví se chyba a daný uživatel se musí z hromadného plánu dovolené odstranit, jinak plán nelze uložit.

Po kliknutí na ikonku nepřítomnosti vybraného uživatele se vám otevře okno Náhled dne.

V záložce Náhled dne se zobrazují události a komentáře, které si můžete podle požadavků editovat. Ikona slouží pro vkládání nových událostí, ikona pro vkládání nových plánů. Ikona se využívá k editaci uživatelů.

Záložka Historie plánů obsahuje údaje o typu plánu, typu změny, čase změny, plánu, provedených změnách a administrátorovi, který změnu vytvořil. Poslední záložka obsahuje uložené události.

Pokud nemá uživatel nastaven nějaký typ nepřítomnosti, tj. je přítomen na pracovišti, potom mu může být po kliknutí na kolečko v plánu vložen nový plán.

V pravém horním rohu se nachází ovládací prvky záložky. Jedná se o vyhledávací pole, nastavení a zobrazení na celou obrazovku.

V nastavení je možné zvolit vlastní popis a v pravé části kliknutím na ikonku lze vybrat zobrazení písmene v záložce a barvu záložky. Zobrazit nebo vyhledávat uživatele v Měsíčním přehledu dovolené můžete podle pracovních skupin nebo podle uživatelů. Pokud není vybrána žádná pracovní skupina nebo uživatel, nastavení nelze uložit.

Náhled aktivit

Náhled aktivit slouží k zobrazení aktivit jednotlivých uživatelů v určitém časovém období. Filtrování výsledků si můžete nastavit v pravém horním rohu, kde vybíráte časové období (výchozí nastavení je posledních sedm kalendářních dní). V záložce Nastavení si můžete zvolit vlastní popis, a v pravé části kliknutím na ikonu vyberete zobrazení písmene v záložce a barvu záložky. V nastavení si také můžete zvolit, zda chcete zobrazovat aktivity podle schválení, vybrat typy aktivit a uživatele. Symbol slouží k přepnutí zobrazení na celou obrazovku.

V prvním sloupci tabulky můžete zaškrtnout aktivity, které vyžadují schválení a následně je schválit nebo zamítnout.

Levý dolní roh tabulky nabízí také hromadnou editaci aktivit. Jedním tlačítkem lze zaškrtnout všechny aktivity, odškrtnout všechny aktivity nebo zaškrtnou aktivity mezi vybranými. Vybrané aktivity lze všechny najednou označit jako schválené nebo odmítnuté.

Záložka je automaticky aktualizována každou minutu, ale obnovení lze vyvolat také uživatelsky kliknutím na příslušné tlačítko.

V dalším sloupci můžete jednotlivé aktivity schválit , editovat , smazat nebo na ně nahlížet . Po kliknutí na náhled se vám zobrazí všechny aktivit ve zvolený den a celková doba, která byla na aktivitách odpracována. V případě, že zatím nedošlo ke schválení aktivity nebo byla aktivita zamítnuta, doba strávená na této aktivitě se nepropíše do celkové doby aktivit ve zvolený den.

Pomocí ikony si můžete vložit novou aktivitu, ikonou se zase můžete prokliknout do náhledu dne, kde vidíte informace o událostech.

Další sloupce obsahují informace o:

  • datu
  • uživateli
  • stavu aktivity (nová, zamítnutá, schválená)
  • aktivitě (obsahuje i historii úprav , např. změnu stavu po schválení administrátorem)
  • atributech

Souhrnný náhled aktivit

Souhrnný náhled aktivit slouží k porovnávání doby strávené různými aktivitami (atributy doba a sledovaná doba) s odpracovanou dobou.

Záložka zobrazuje uživatele rozdělené do pracovních skupin, průběh rozčlenění odpracované doby na dobu různých aktivit (barva dle barvy aktivity) a měsíční přehled dob strávených aktivitami v jednotlivých dnech.

Rozepsání doby strávené aktivitami je barevně kódováno:

  • červená (0-25%)
  • žlutá (25-50%)
  • modrá (50-75%)
  • zelená (75-100%)

Aktivity je možné vkládat přímo z náhledu aktivit a také lze na již vložené aktivity nahlížet.

Pomocí ovládacích prvků v levém horním rohu můžete zobrazit měsíční kalendář, přepínat se mezi jednotlivými měsíci, přepnout do aktuálního dne nebo obnovit celou záložku. Také zde můžete uživatelům hromadně naplánovat dovolenou (viz kapitola Měsíční přehled dovolené).

V pravém horním rohu se nachází ovládací prvky záložky. Jedná se o vyhledávací pole, nastavení a zobrazení na celou obrazovku.

V záložce Nastavení si můžete zvolit vlastní popis, a v pravé části kliknutím na ikonu vyberete zobrazení písmene v záložce a barvu záložky. Dále lze vybrat zobrazované atributy, pracovní skupiny a aktivity. Pokud není vybrána žádná pracovní skupina, v záložce se zobrazuje pracovní skupina, která je nastavená jako výchozí.

Vaší docházku v SYSDO můžete také propojit s tiketovacím systémem EDA, který výrazně usnadní a vylepší práci s aktivitami. Více informací se dočtete v tomto článku. Detailní návod k propojení systémů pak naleznete zde.

Leave a Reply